Întrebări frecvente

 

Ce este o casă de marcat ?

O casa de marcat este un dispozitiv electronic utilizat pentru calcularea și înregistrarea tranzacțiilor de vânzare.

Principala utilitate a caselor de marcat este aceea de a ajuta firmele în gestionarea operaţiunilor lor de vânzări cu amanuntul. Cele mai multe afaceri nu pot funcționa fără a utiliza o casă de marcat. Conform prevederilor art. 1 alin. (1) din OUG 28/1999 privind obligația operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, casele de marcat sunt obligatorii pentru activitatea de comerț cu amanuntul. Practic, operatorii economici care încasează, integral sau parțial, cu numerar sau prin utilizarea cardurilor de credit/debit contravaloarea bunurilor livrate cu amanuntul, precum si a prestarilor de servicii efectuate direct către clienți sunt obligați sa utilizeze aparate de marcat electronice fiscale și să emita bonuri  fiscale pe care să le înmâneze clienților.

Ce este un bon fiscal ?

     Bonul fiscal este documentul care trebuie emis obligatoriu de catre comercianți atunci când vând produse sau prestează servicii. Acesta conține informatii specifice în funcție de operatorii economici care îl emit. Cei care nu vor respectă regulile generale de emitere a bonurilor fiscale riscă amenzi ce pot ajunge la 15.000 lei și la suspendarea activității.

     Informațiile obligatorii pe care trebuie să le conțină un bon fiscal sunt cuprinse în trei părți: antet, conținut și parte finală.

 Antetul bonului fiscal

Conține cel puțin denumirea și codul fiscal/codul unic de înregistrare ale comerciantului, adresa de la locul de instalare a aparatului sau, dupa caz, mențiunea "comerț ambulant" ori "taxi".

Conținutul bonului fiscal

Cuprinde (cu exceptia bonurilor fiscale emise cu aparatele de marcat electronice fiscale destinate activitatilor de schimb valutar și de taximetrie):

• data, ora și minutul emiterii bonului fiscal;
• numărul de ordine al acestuia, la nivelul zilei de lucru;
• numele sau codul operatorului;
• denumirea fiecarui bun livrat sau a serviciului prestat;
• prețul sau tariful unitar;
• cantitatea;
• valoarea pe fiecare operațiune, inclusiv taxa pe valoarea adaugată, cu indicarea cotei acesteia;
• valoarea totala a bonului, inclusiv taxa pe valoarea adaugată;
• valoarea totala a taxei pe valoarea adaugată pe cote ale acesteia, cu indicarea nivelului de cotă;
• valoarea totală a operațiunilor scutite de taxa pe valoarea adaugată;
• valoarea altor taxe care nu se cuprind în baza de impozitare a taxei pe valoarea adaugată, daca este cazul. 

Partea finală a bonului fiscal

Cuprinde logotipul și seria fiscală a aparatului, iar în cazul cand acesta operează în cadrul unui sistem de gestiune, numărul aparatului de marcat electronic fiscal.

Cum să alegem o casă de marcat ?

Criterii de alegere a modelului potrivit de casa de marcat:

A. Tipul de afacere desfășurat

Pe baza acestui criteriu casele de marcat pot fi imparțite în:

• Case de marcat portabile (necesare mai ales în cazul în care activitatea desfășurată este de tip comerț ambulant);

• Case de marcat staționare (utile dacă tipul de afacere se desfășoară la punct de lucru fix;

Atenție! Pentru desfașurarea activității de comerț ambulant, este nevoie ca respectiva activitate sa fie încadrată (ca și cod CAEN) în această categorie.

B. Facilități:

Pe baza acestui criteriu se pot avea în vedere, înainte de a alege casa potrivită:

• Numărul maxim de articole;
• Numărul de bonuri recomandate/zi;
• Viteza de imprimare a textului pe bonul fiscal;
• Tipul interfeței (aceast lucru se refera la porturile USB sau seriale) important dacă se dorește conectarea casei de marcat la alte periferice (cântare electronice, cititoare de coduri de bare, sertar de bani, etc.;
• Numărul de caractere în descrierea unui articol;
• Modul de lucru cu PC-ul (ONLINE, OFFLINE);
• Compatibilitatea cu programul de gestiune utilizat;
• Dotarea cu Bluetooth: anumite modele de case de marcat pot fi dotate opțional cu Bluetooth.

Care sunt etapele de urmat pentru achiziționarea unei casă de marcat ?

1. Alegerea casei de marcat care se potrivește cel mai bine cu nevoile clientului;

2. Emitere factura fiscală;

3. Achitarea casei de marcat

4. Întocmirea dosarului ce se depune ulterior la Directia Generala a Finanțelor Publice (D.G.F.P.) de judet, respectiv a Municipiului București, în a cărei rază teritorială se află punctul de lucru (Atentie! Nu cea a sediului social!).

           Dosarul trebuie să conțină următoarele documente:

         A. Documente aparținând clientului:

• Copie după Certificatul de înregistrare (CUI);
• Copie după Certificatul de Înregistrare Fiscală (CIF), pentru cazul firmelor platitoare de TVA;
• Copie după certificatul constatator si rezolutia O.R.C., inclusiv mențiunile pentru punctul de lucru unde se instalează casa de marcat;
• Copie dupa BI/CI al administratorului/delegatului firmei;
• Pentru comerț ambulant este necesar “Certificatul constatator pentru activități desfașurate la terți” (de exemplu : coduri CAEN: 4789 sau 4799 ). De asemenea mai este necesar în acest caz o copie după contractul de închiriere sau de comodat de la sediul firmei.
• Stampila societății.

        B. Documente furnizate de Infostar:

• Copie dupa factura și chitanța prin care se face dovada achiziționării casei de marcat;
• Copie dupa avizul de distributie și service pentru modelul achiziționat;
• Copie dupa Certificatul de Garanție;
• Copie dupa Procesul Verbal de sigilare al casei de marcat;
•    Cerere tip pentru atribuirea nurmarului de ordine a seriei fiscale (două exemplare). 

5. Depunerea dosarului la DGFP

Se face de către personalul Infostar, pentru firme aparținand cu punctul de lucru de DGFP Pitești 

 6. Ridicarea Certificatul de Atribuire a Numărului de Ordine de la DGFP (seria fiscală)

Se face de către personalul Infostar, pentru firme aparținand cu punctul de lucru de DGFP Pitești. Certificatul de Atribuire a Numărului de Ordine se eliberează în 4-5 zile lucrătoare.

 7. Fiscalizarea, instruirea personalului și programarea articolelor (coduri PLU)

Se realizează la sediul Infostar sau la sediul clientului, în funcție de prevederile contractului de mentenanță semnat odată cu operațiunea de vânzare a casei de marcat. Pentru programarea codurilor PLU, operațiunea este gratuită pentru primele 30 coduri. Dacă clientul prezinta o listă a tuturor produselor în format Excel, programarea inițială este gratuită indiferent de numărul de produse. Lista va fi furnizată cu cel puțin 1 zi înainte de începerea fiscalizării.

8. Avizarea fiscalizării

În maxim 24 de ore de la fiscalizare se va merge la Administrația Financiară de care aparține punctul de lucru în care va funcționa casa de marcat cu următoarele documente: 

• Declarația de instalare în 4 exemplare;
• Certificatul de atribuire a numărului de ordine în original și copie;
• Cartea de intervenție;
• Registrul special;
• Copie dupa cartea de identitate a persoanei menționate în “Declarația de instalare”;
• Copie după CUI;
• Copie după CIF (doar în cazul firmelor plătitoare de TVA);
• Primul bon fiscal și primul Raport Z

Dacă sediul social al firmei nu se află în aceeași rază teritorială cu cea a punctului de lucru, trebuie să se meargă pentru a aviza Registrul Special și la Administrația Financiară unde iși are sediul social firma, cu urmatoarele acte:

• Registrul special;
• Cartea de interventie vizata de A.F. a punctului de lucru;
• Copie de pe declaratia de instalare vizata de Administratia Financiara de la punctul de lucru;
• Copie + original a certificatului de la D.G.F.P.;
• Copie dupa CUI;
• Copie dupa CIF (numai dacă firma este plătitoare de TVA). 

9. Declarațiile de instalare avizate de ANAF

Două exemplare ale Declarației de instalare, avizate de Administrația Financiară de care aparține punctul de lucru, se vor aduce la Infostar, în maxim 7 zile de la data atribuirii seriei fiscale.

Putem achiziționa rolele de casă de marcat de la orice furnizor ?

NU, rolele nu pot fi achiziționate de oriunde.

Acestea trebuie să îndeplinească anumite caracteristici tehnice impuse de furnizorul casei de marcat, printre care și cerințe de pastrare a lizibilității conform legislației în vigoare (bonurile fiscale și rapoartele Z sunt documente contabile care se arhivează). Conform cu prevederile OUG 28/1999 Art.4, alin.(6) și (9), actualizate prin OUG91/2014, Art.4, alin.(12), subpunctele a)-d),achiziția de role se va face numai de la furnizori cu care exista semnat un contract de furnizare role. Achiziția de role în absența existenței contractului de furnizare determină aplicarea unei amenzi uriașe, de 50.000 lei, ambelor părți care încalcă dispozițiile legale (vânzător / cumpărător).

 Ce trebuie să fac când mi se defectează casa de marcat ?

 În momentul în care casa de marcat nu mai funcționează, utilizatorul casei trebuie să ia legătura imediat cu dispeceratul Infostar.

Conform cu prevederile OUG 28/1999, actualizată de OUG 91/2014, art.1., alin. (8) și OUG 8/2015:

În cazul defectării aparatelor de marcat electronice fiscale, până la repunerea în funcţiune a acestora, operatorii economici utilizatori sunt obligaţi să înregistreze într-un registru special, întocmit în acest sens, toate operaţiunile efectuate şi să emită chitanţe, în condiţiile legii, pentru respectivele operaţiuni şi facturi, la cererea clientului. Obligaţia privind înregistrarea operaţiunilor efectuate într-un registru special nu se aplică operatorilor economici care desfăşoară activitatea de transport în regim de taxi.”

“(8¹ ) În cazul prevăzut la alin. (8), operatorii economici utilizatori au obligaţia să notifice imediat distribuitorul autorizat sau unitatea de service acreditată, astfel încât utilizatorul să poată să facă dovada comunicării notificării la distribuitorul autorizat sau unitatea de service acreditată, în faţa organelor de control. La momentul comercializării aparatului de marcat electronic fiscal sau ulterior, părțile contractante stabilesc modul în care operatorul economic notifică distribuitorul autorizat sau unitatea de service acreditată în cazul defectării aparatului de marcat electronic fiscal. Notificarea efectuată în alt mod decât cel stabilit de părțile contractante nu este valabilă.”

Conform cu art.107, alin.(5) “În cazul în care organele de specialitate constată neutilizarea aparatului de marcat electronic fiscal ca urmare a defectării și nepunerii în funcțiune a acestuia datorită inexistenței unui contract valabil de service, vor aplica agentului economic în cauză amenda contravențională și vor suspenda activitatea unității până la achiziționarea și instalarea unui alt aparat.”

ATENȚIE: Amenda este între 8.000-10.000 lei și închiderea unității.

Conform cu art.9.4. din <Contractul de mentenanță case de marcat fiscale și furnizare role>, semnat de client cu furnizorul Infostar Comprod, clientul este obligat:

„Să sesizeze FURNIZORUL telefonic cu privire la orice problemă tehnică apărută. Dacă problema apărută este o <defecţiune tehnică>, aşa cum a fost aceasta definită aceasta la cap.8.2., atunci CLIENTUL va sesiza şi în scris, utilizând <Formularul de Sesizare> din Anexa 1 la prezentul contract, completat integral, semnat şi ştampilat Sesizarea se face prin trimiterea documentului ataşat la un e-mail (se va utiliza adresa: infostarcomprod@yahoo.com) sau prin fax (se va utiliza numărul de fax: 0248/253734). FURNIZORUL va inregistra sesizarea în aplicaţia informatică care gestionează relaţiile cu clienţii <ARCS-CRM>, apoi va retrimite <Formularul de Sesizare>, semnat şi ştampilat de “confirmare primire sesizare” în acelaşi mod în care l-a primit, astfel încât CLIENTUL să poată să facă dovada comunicării notificării la unitatea de service acreditată, în faţa organelor de control, conform cu prevederifle OUG nr.8/2015, Art.I, pct. 2.

Care este procedura în cazul schimbării punctului de lucru sau al codului fiscal ?

În cazul in care comerciantul iși schimbă punctul de lucru sau codul fiscal, se face operația de REFISCALIZARE a casei de marcat, urmând pasii de mai jos:

1. Se face programare la Administrația Financiară de care apartine punctul de lucru pentru predarea memoriei fiscale (defiscalizare);

2. Clientul, impreună cu tehnicianul, se prezintă la Administrația Financiară cu:

• de marcat;
• cele 2 registre ale casei de marcat;
• declaratia de instalare a casei de marcat;
• documentele firmei;
• ștampila.

3. Se predă memoria fiscală cu un raport de activitate;

4. Se întocmește un proces verbal pentru predarea memoriei;

5. Se depune o cerere pentru atribuirea noului numar fiscal la ANAF.

       Documentația necesară:

• procesul verbal de predare a memoriei;
• factura casei de marcat;
• actele noului punct de lucru;
• actele firmei si ștampila.

6. Se achiziționează o nouă memorie fiscală;

7.Se efectuează refiscalizarea casei de marcat.

Care este procedura în cazul schimbării denumirii firmei sau când casa de marcat își schimbă proprietarul (preluare de la o firmă la alta)?

Atunci cand comerciantul își schimbă numele firmei, sau casa de marcat își schimbă proprietarul, trebuie urmați pașii de mai jos:

1. Se face programare la Administratia Financiara de care apartine punctul de lucru pentru predarea memoriei fiscale;

2. Clientul, împreună cu tehnicianul, se prezintă la Administrația Financiară de care aparține punctul de lucru, cu:

• Casa de marcat în stare de funcționare, cu role;
• Cartea de Intervenții și Registrul Special 2 vizate de către Administrația Financiară de care aparține punctul de lucru;
• Certificatul de Atribuire a Numărului de Ordine de la DGFP în original și copie;
• Copie Declarația de instalare a casei vizată de către Administrația Financiară de care aparține punctul de lucru;
• Copie CIF (dacă e cazul);
• Copie CUI;
• Ștampila clientului.

3. Se preda memoria fiscală cu un raport de activitate;

4. Se întocmește un proces verbal pentru predarea memoriei;

5. Se depune un nou dosar la DGFP de care aparține punctul de lucru pentru anularea seriei fiscale.

       Documentația necesară:

• Cerere către DGFP pentru anularea seriei fiscale;
• Certificat de atribuire a numărului de ordine de la DGFP în original;
• Copie după Procesul verbal de predare a memoriei fiscale;
• Copie CI al reprezentantului care depune dosarul;
• Copie Act constitutiv.

6. Revinderea casei de marcat nu se poate face direct ci numai prin intermediul Infostar Comprod (se emite factură de storno pentru repreluarea casei de la vechiul proprietar, apoi se emite factură de vânzare a casei de marcat către noul proprietar);

7. Societatea care a cumpărat casa de marcat trebuie să cumpere o nouă memorie fiscală;

8. Se depune un dosar la DGFP pentru obținerea Certificatului de Atribuire a Numărului de Ordine.

Documentația necesară și toate etapele următoare sunt cele specifice unei fiscalizări a unei case fiscale noi.

Ce trebuie să fac cand devin plătitor de TVA?

Dacă ați intrat în posesia Certificatului de Înregistrare Fiscală în scopuri de TVA, veți contacta reprezentanții Infostar pentru a programa în casa de marcat cotele de TVA aferente.

Ce trebuie să fac dacă pierd Certificatul de Atribuire a Numărului de Ordine Fiscal?

 Documentele necesare sunt:

• Cerere în două exemplare prin care se solicită eliberarea duplicatului;
• Copie xerox a originalului pentru care se solicită eliberarea duplicatului sau declarația de instalare (dacă există);
• Un bon fiscal emis de casa de marcat care este fiscalizată cu numărul de ordine la care se solicită duplicat;
• Anunț la ziar prin care se declară nul documentul pierdut;
• Copie CUI;
• Copie CIF;
• Delegație, împuternicire sau orice alta dovada ca persoana care depune dosarul este angajată la societatea respectivă;
• Copie după Cartea de identitate a persoanei care depune dosarul.

ATENȚIE: Dosarul poate fi depus numai de utilizator, reprezentantul legal al societății.

 Ce trebuie să fac în cazul pierderii sau deteriorării cărții de intervenție?

Utilizatorii:

1. Vor informa imediat organul fiscal teritorial (ANAF);

2. Vor declara pierdută Cartea de Intervenții prin anunț la ziar;

3. Vor solicita la sediul Infostar eliberarea unui duplicat al Cărții de Intervenție, aducând cu ei casa de marcat în stare de funcțiune (pentru a se putea face reconstituirea). Reconstituirea se face în baza HG479/2003 Cap. X, art.102, alin.(6)

4. Vor merege la ANAF teritorial cu documentele:

• Dovada anunțului la ziar;
• Cartea de Intervenții reconstituită;
• Copie după declarația de instalare;
• Copie după Certificatul de Atribuire al Numărului de ordine Fiscal.

și vor viza noua Carte de Intervenții.

ATENȚIE: Dacă Cartea de intervenții a fost deteriorată, utilizatorii vor prezenta organului fiscal și cartea de intervenții deteriorată.